Achter de schermen van een perfect georganiseerde reis

"Wij willen graag een reis naar Griekenland organiseren voor onze studenten. Iets met Athene, Delphi en misschien nog een eiland. En als het kan, ook strand. Kunt u ons helpen?"

Die vraag kreeg ik een paar maanden geleden van een universiteit. En zo begint het meestal – met een paar wensen, veel enthousiasme, en nog geen concrete planning. Maar juist dát is het moment waarop ik ga puzzelen. Want van losse ideeën naar een soepel draaiend programma, dat is waar mijn werk begint.

Eerst kijk ik naar het reisdoel: moeten er colleges ingepland worden? Zijn er specifieke archeologische plekken van belang? Hoe intensief mag het zijn? En – niet onbelangrijk – wil de groep slapen in een jeugdhostel, een comfortabel hotel of misschien een combinatie? Want laten we eerlijk zijn: niet iedereen vindt 10 studenten op een kamer even “gezellig”.

Dan volgt het echte regelwerk. Hotels, busvervoer, boottickets, lunchplekken, openingstijden van musea (en of er toevallig een nationale feestdag tussen zit – altijd spannend). Ook regel ik de rondleidingsvergunningen en zorg ik dat de groep op plekken als het Akropolismuseum of Delphi moeiteloos naar binnen kan. En ja, ik boek zelfs de taverna’s waar ze die avond nét even wat lekkerder koken dan het toeristengemiddelde.

Achter de schermen gebeurt er dus veel. Zoals bellen met een lokale buschauffeur die liever een andere route neemt vanwege wegwerkzaamheden. Of zorgen dat een vergeten laptop vanuit Nafplion alsnog in Athene aankomt vóór vertrek. En ik sta altijd paraat – vaak op de achtergrond, maar altijd dichtbij.

Bij aankomst kom ik persoonlijk kennismaken. Even gezichten zien, vragen beantwoorden en zorgen wegnemen. Want voor de begeleiders is het een gerust gevoel om te weten: er is iemand die alles kent en alles regelt – hier, ter plaatse.

Aan het eind van de week zie ik vermoeide, blije studenten die meer geleerd hebben dan alleen uit hun syllabus. En een docent die zegt: “Wat fijn dat ik deze keer écht kon meereizen, in plaats van alles te moeten coördineren.”

Dát is waarom ik dit werk al zoveel jaren met liefde doe.

Ook op zoek naar een reis die klopt – tot in de details? Neem gerust contact met me op. Dan puzzelen we samen iets moois in elkaar.